Kassenbuch richtig führen

Ordnungsmäßige Kassenaufzeichnungen

Besonders die Gastronomen und Hoteliers tätigen viele Bargeschäfte. Dementsprechend häufig stellt der Betriebsprüfer den Verdacht der Manipulation in den Raum. Tatsache ist, dass der Gesetzgeber keine verbindlichen Vorschriften erlassen hat, wie der Gastronom seine Kasse zu führen hat. Beachtet der Gastwirt/Hotelier jedoch einige wichtige Dinge, ist er für die nächste Betriebsprüfung gewappnet.

Tägliche Aufzeichnung und Unveränderbarkeit

Nach den allgemeinen Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 Abgabenordnung - AO) sollen Kasseneinnahmen und – ausgaben täglich festgehalten werden. Aus diesen Ordnungsvorschriften ergibt sich auch, dass Kassenaufzeichnungen nicht oder nur insoweit nachträglich verändert werden dürfen, als dies nachvollziehbar, also der ursprüngliche Inhalt noch feststellbar ist.

Jederzeitiger Kassensturz

Die Kasse muss jederzeit sturzfähig sein. Das heißt, es muss jederzeit überprüft werden können, ob der Kassenbestand mit den Aufzeichnungen übereinstimmt. Ergibt sich ein Kassenfehlbetrag, ist die Kassenführung sofort zu berichtigen. Ansonsten drohen bei der nächsten Außenprüfung Hinzuschätzungen, was im Regelfall zu Steuernachzahlungen führt.

Elektronische Kassenbuchführung

Es ist nur solche Software einzusetzen, die auch den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme entspricht. Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel sind nicht geeignet. Beim Einsatz von Registrierkassen sind die täglichen Z-Bons (Tagesendsummenbons) auszudrucken und mit zu den Belegen zu nehmen. Das trägt zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bei. Das Finanzamt tut sich dann erheblich schwerer, die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß zu verwerfen. Es ist auch unbedingt davon abzuraten, diverse Trainingssoftware und bestimmte Umsätze über Trainingsschlüssel zu erfassen, die nicht im Tagesumsatz erscheinen.

Stand: 27. März 2015